Politica privind supravegherea prin mijloace video
Versiunea nr. 1 aplicabilă din dată de 10 ianuarie 2023
Prezenta procedura este aplicabilă operatorului: Societatea Ambiance Urban Space societate cu răspundere limitată de naționalitate română, cu sediul social situat în România, Sos. Olteniței, nr. 234, bl. 58, sc. 1, et. 2, ap. 10, cam. 1, sector 4, București, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul București sub nr. de ordine J40/21367/2022, identificator unic la nivel european (EUID) ROONRC.J40/21367/2022, cod unic de înregistrare (CUI) 47076536 (denumire comercială “@Celebrate” sau “CelebrateSpace”).
REFERINȚE NORMATIVE ȘI CONDIȚII DE LEGITIMITATE
a) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind pază obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, cu modificările și completările ulterioare;
b) Hotarârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind pază obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor
c) Regulamentul Uniunii Europene nr. 2016/679 (GDPR) privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind liberă circulație a acestor date (GDPR);
d) Regulamentul de Organizare și Funcționare a Companiei;
e) Fișele posturilor.
DOMENIUL
■ Politică se aplică în cadrul activitățîi de supraveghere prin mijloace video. Utilizarea sistemului de supraveghere video este necesară pentru asigurarea securitățîi fizice a spațiilor, conform legislației speciale aplicabile în domeniu, în relația cu autorități publice, conform normelor legale aplicabile în materie, în vederea controlului de securitate și pază.
■ Politică privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video și măsurile de protecție luate de această pentru a proteja datele cu caracter personal, viață privată și alte drepturi fundamentale și interese legitime ale persoanelor filmate de camere de supraveghere video.
CONȚINUTUL ȘI SCOPUL PROCEDURII.
■ Această Politică stabilește:
a) Un set unitar de reguli care reglementează implementarea și utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securitățîi persoanelor și bunurilor, pazei și protecției bunurilor, imobilelor, valorilor, respectând în același timp obligățiile legale ce revin, în baza GDPR și măsurile de securitate adoptate pentru protecția datelor cu caracter personal, protejarea viețîi private, a intereselor legitime și garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
b) Responsabilitățile privind administrarea și exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum și cele privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente acestor activități.
■ Politică privind utilizarea sistemelor video este disponibilă pe site-ul Companiei www.celebratespace.ro
■ Sistemul video existent a fost instalat în urmă unor analize de risc, anexand planurile de protecție și pază.
■ O revizuire periodică va fi întreprinsă de către structurile responsabile cu asigurarea securitățîi și va reanaliză: (i) necesitatea menținerii în uz a sistemului; (îi) îndeplinirea scopului declarat; (iii) posibile alternative adecvate la sistem și (iv) dacă prezența Politică respectă în continuare Legea națională, cât și Regulamentul Uniunii Europene nr. 2016/679 (GDPR).
■ Compania utilizează sisteme de supraveghere video în scop de securitate și control acces. Cu ajutorul acestor sistem se controlează accesul în imobile, se asigura securitatea bunurilor și siguranță persoanelor - angajați, clienți și/sau vizitatori, precum și a proprietăților și informațiilor deținute.
Sistemul de supraveghere video completează celelalte măsuri de securitate, cum ar fi sistemul de control acces, facând parte din măsurile întreprinse pe baza politicii de securitate, și ajută la prevenirea, combaterea și, dacă e cazul, cercetarea accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spațiile securizate.
În plus, sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea și investigarea furturilor de echipament sau de bunuri sau la prevenirea, detectarea și investigarea riscurilor și amenințărilor la adresa personelor aflate în spațiile @Celebrate.
Mai mult, sistemul poate constitui mijloc de investigare sau de obținere a unor informațîi pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, inclusiv în cazul situațiilor în care se produce un incident de securitate sau se observă un comportament infracțional (în circumstanțe excepționale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigații disciplinare sau penale).
ZONELE SUPRAVEGHEATE
■ Sistemul de supraveghere prin mijloace video supraveghează
- zonele de acces şi spaţiile destinate vizitatorilor;
- spațiile comune;
Amplasarea camerelor a fost atent revizuită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit.
■ Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viață privată.
DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO
Date Speciale
Sistemul video nu are că scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie „categorii speciale de date".
Nu se intenționează să se utilizeze sistemul de supraveghere și în mod ad hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanță.
Descrierea și specificațiile tehnice ale sistemului
Sistemul poate înregistra orice mișcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, ora și locație.
Toate camerele sunt funcționale 24 de ore, 7 zile pe saptamâna.
Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoașterea persoanelor care trec prin zona de acțiune a camerelor. Operatorii special instruiți trebuie să respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces.
Beneficiile sistemului de supraveghere: (i) creșterea controlului în perimetrul supravegheat, a întrărilor și ieșirilor; (îi) restricționarea accesului persoanelor străine; (iii) eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute; (iv) respectarea normativelor și legislației în vigoare pentru obiectivele cu risc.
PROTEJAREA VIEȚII PRIVATE ȘI SECURITATEA INFORMAȚIILOR
Pentru a proteja securitatea sistemului de supraveghere video și pentru a spori gradul de protecție a viețîi private, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
^ limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;
^ mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;
^ toți utilizatorii cu drept de acces au semnat declarații de confidențialitate, prin care se obligă să respecte prevederile legale în domeniu;
^ dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaște, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;
^ toți membrii personalului ce au acces la sistemul de supraveghere (atât externi, cât și interni) semnează acorduri de confidențialitate.
Doar administratorul de sistem, numit în acest sens de către operator, are dreptul de a acordă, modifică sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date. Acesta ține în permanentă o lista actualizată a tuturor persoanelor care au drept de acces la sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces.
ACCESUL LA DATELE PERSONALE ȘI DEZVĂLUIREA ACESTORA
Drepturi de acces
■ Accesul la imaginile stocate și/ sau la arhitectură tehnică a sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane și este determinat prin atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces). În special, sunt impuse limite în privința persoanelor care au dreptul:
- Să vizioneze materialul filmat în timp real: imaginile care se derulează în timp real sunt accesibile responsabililor desemnați să desfășoare activitatea de supraveghere;
-Să vizioneze înregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate;
- Să copieze, să descarce, să șteargă sau să modifice orice material filmat.
Instructaj
■ Toți membrii personalului cu drepturi de acces beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Această procedura va fi integrată în programul de instruire și îndrumare, pentru toți utilizatorii cu drept de acces și atribuții în operarea sistemului de supraveghere video.
■ Administratorul de serviciu se va asigura că întregul personal din subordine, dacă există, implicat în operarea sistemului de supraveghere video, este instruit și informat cu privire la toate aspectele funcționale, operaționale și administrative ale acestei activități.
Măsuri de păstrare a confidențialității
■ După instructaj, fiecare participant semnează o declarație de confidențialitate.
Dezvăluirea datelor cu caracter personal
■ Orice activitate de dezvăluire a datelor personale către terți va fi documentată și supusă unei analize riguroase privind pe de-o parte necesitatea comunicării, și pe de altă parte compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces). Orice situație de dezvăluire va fi consemnată de administratorul sistemului într-un Registru de evidență a cazurilor de dezvăluire.
■ Compania are obligația punerii la dispoziția organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă savârsirea unor fapte de natură penală.
■ Orice încălcare a securitățîi în ceea ce privește camerele video este indicată în registrul de investigațîi.
DURATA DE STOCARE
■ Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțional cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile (surprinse de sistemul video) sunt stocate pentru o perioada care nu depășește 7 de zile, după care se șterg prin procedura automată în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a incidentului de securitate. Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic.
■ Dacă durata de stocare depășește termenul prevăzut prin prezența politică, această se va consemna în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.
DREPTURILE PERSOANEI VIZATE
■ Sunt respectate drepturile ce revin persoanelor vizate, conform legii. Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respectă legea și procedurile interne.
Informarea persoanelor vizate
^ Informarea primară a persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent, prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere, dar și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor personale.
^ Persoanele vizate sunt atentionate asupra existenței sistemului de supraveghere video care cuprinde și scopul prelucrării și identifica operatorul datelor colectate prin intermediul supravegherii video.
Exercitarea drepturilor de acces, intervenție și opoziție
^ Pe întreagă perioada de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc, de a solicită intervenția (ștergere/actualizare/rectificare/anonimizare, precum și alte drepturi legale) sau de a se opune prelucrărilor, conform legii.
^ Orice cerere de a accesa, rectifică, bloca și/sau șterge date cu caracter personal că urmare a utilizării camerelor video trebuie să fie făcută în scris la adresa: celebratespace@gmail.com sau la adresa sediului social al operatorului menționată în partea introductivă.
^ Răspunsul la solicitarea de acces, intervenție sau opoziție se va furniza în termenul legal. Dacă nu se poate respectă acest termen, persoană vizată va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica și procedura care va urmă pentru soluționarea cererii.
^ Există posibilitatea refuzarii dreptului de acces în situația în care se aplică excepțiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricționa accesul se poate impune și în cazul în care există obligația de a proteja drepturile și libertățile unor terțe persoane, de exemplu dacă în imagini apar și alte persoane și nu există posibilitatea de a obține consimtamântul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.
Prezența Politică poate fi modificată în mod unilateral prin afișarea pe web-site a unei versiuni revizuite la o perioada de timp,
Conform Regulamentului Uniunii Europene nr. 2016/679 (GDPR) privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind liberă circulație a acestor date, persoanele vizate beneficiază de anumite drepturi cu privire la datele personale. Prezența se completează cu Politica GDPR existența pe web-site-ul www.celebratespace.ro.